為加強(qiáng)中南民族大學(xué)教育發(fā)展基金會（以下簡稱：基金會）檔案管理,，有效保護(hù)和利用基金會檔案,，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》并參照《中南民族大學(xué)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法,。
第一章 歸檔范圍
第一條 凡是反映基金會重要工作、具有查考利用價值的文件材料（公文,、傳真,、圖表、名錄,、電子文件,、書信、報刊,、錄音,、錄像等）均列入歸檔范圍。主要包括：
1、基金會成立,、變更的申請,、審批、登記等方面的文件材料,；
2,、基金會理事會組成的文件材料；
3,、基金會制度體系,、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含基金會負(fù)責(zé)人批示后的各項工作流程,、決定等）,；
4、基金會有效證照,、證件,、印章；
5,、基金會重要的會議材料,，包括會議的通知、報告,、決議,、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話,、典型發(fā)言,、會議記錄等；
6,、捐贈方面的文件材料（含捐贈協(xié)議,、清單、聯(lián)系函件,、重要實物及影像資料等）,；
7、基金會獲得的省部級及以上社會榮譽(yù)資料,；
8,、其他。
第二章 立卷歸檔要求
第二條 基金會設(shè)專人負(fù)責(zé)各類檔案收集,、整理,、立卷、歸檔,、移交工作,。
1,、歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整。
2,、歸檔文件材料所使用的紙張,、書寫材料、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,。
3,、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件,、正本與定稿（包括重要文件的歷次修改稿）,、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文,、原件與復(fù)制件,、多種語言文字形成的同一文件應(yīng)為一件，不得分開,。按正文在前,，附件在后；正本在前,，定稿在后,；批復(fù)在前，請示在后 ,；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前,，復(fù)制件在后,；不同語言文字的文本，無特殊規(guī)定的,，中文文本在前，其他文字文本在后,；有文件處理單或發(fā)文稿紙的,，文件處理單在前收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后,。
4,、卷內(nèi)文件材料應(yīng)以件為單位編制頁碼。頁碼應(yīng)逐頁編制,，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置,。
5、按各類檔案資料的保密級別,、保存期限,，案卷須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,，對文件材料的標(biāo)題不得隨意更改和簡化；沒有標(biāo)題,、標(biāo)題不規(guī)范,，或者標(biāo)題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的,，應(yīng)全部或部分自擬標(biāo)題,，自擬內(nèi)容外加“[ ]”沒有責(zé)任者，年,、月,、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi),。
6,、聲像材料應(yīng)以張為單位進(jìn)行文字說明。文字說明應(yīng)齊全,，要充分說明時間,、地點、人物,、事由,、背景、攝影者等要素,，確切反映照片內(nèi)容,。
第三條 基金會相關(guān)財務(wù)檔案按學(xué)校規(guī)定辦理。
第四條 基金會完成檔案立卷后,，由基金會秘書處統(tǒng)一移交學(xué)校檔案館（校史館）,。
第三章 檔案保管期限
第五條 檔案的保管期限定為永久、定期（30年和10年）,。
第六條 確定檔案保管期限的原則,。
1、凡是反映基金會主要職能活動和基本歷史面貌的,，對基金會工作有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,，列為永久保管。
2,、凡是反映基金會一般活動,，在一定時期內(nèi)對基金會工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管,。
第七條 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類,。檔案密級由學(xué)校保密辦確定。
第八條 密級檔案只許在檔案室翻閱,，不許帶離本室,；有密級檔案復(fù)制時,，需經(jīng)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第九條 對已到保密期限的檔案要請分管領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人鑒定解密,，對解密檔案作一般檔案管理,，及時提供利用。
第四章 檔案的借閱
第十條 因工作需要借閱基金會檔案需到檔案館辦理借閱手續(xù),，參照《中南民族大學(xué)檔案館檔案借閱利用制度》執(zhí)行,。
第五章 電腦存儲管理
第十一條 辦公室人員使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放基金會相關(guān)的文件、資料,，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放,。
第十二條 基金會綜合事務(wù)辦公室定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀,。
第十三條 檔案鑒定工作由基金會負(fù)責(zé)人主持,，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組,，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,，提出存毀意見。
第十四條 檔案材料鑒定小組審定,，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，方可銷毀。
第十五條 銷毀檔案材料,，要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷,，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 附 則
第十六條 本辦法未涉及的特殊情況,，另行確定,。
第十七條 本辦法自通過之日起施行，由基金會秘書處負(fù)責(zé)解釋,。